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時間:2012/5/3 20:57:42 來源:www.toptens10.com 作者:nsoft 點擊:2529次

辦公自動化系統

辦公自動化系統它具有公文外處理、文件管理、信息發布、內部通訊、檔案管理、輔助辦公、系統定制、系統維護等功能,有效的提高辦公效率和辦公自動化

主要功能、特色

1、公文處理

公文處理模塊是系統的核心,實現公文處理過程的電子化和自動化,提高公文處理的效率。

收文處理

凡外單位(上級單位、下級單位或相關單位)發至本單位的所有公文統稱收文。根據文件性質的不同,收文可分為辦理性文件和閱知性文件。收文處理就是對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、辦理、歸檔等環節。一般單位的收文處理流程又按文件性質分為辦文處理流程和閱文處理流程。

發文處理

以本單位名義發出的一切公文統稱發文,是具有效力和規范格式的文書,接收單位可以是上級機關、下屬單位或相關單位。發文處理指以本單位名義制發公文的過程,包括擬稿、核稿、會稿、審稿、簽發、編號、排版、校對、打印、分發、歸檔等環節。發文按文件性質又可以分為多種發文,如正式發文、內部呈報件發文或專報件發文等。發文處理流程一般采用自由流程。

流程可自定義

公文處理流程可以由用戶單位自定義,自定義項目豐富,系統管理員無需編程便能快捷地定義出符合本單位實際業務需要的收發文處理流程。

公文的安全性

公文流轉過程中,只有當前辦理人可以對文件進行辦理?梢栽O置每個環節的辦理權限,辦理權限有:允許編輯文檔、允許填寫意見、允許查看意見匯總、允許跟蹤后續辦理過程、允許退回、允許分發文檔、允許傳閱文件、允許打印文件等,每個環節的辦理人只能根據權限進行辦理。

文件修改痕跡保留

系統集成WordWPS作為文件編輯工具,在發文處理過程中可以完整保留每個改稿人的修改痕跡。對不同人員的修改痕跡以不同的顏色顯示加以區分,并能在修改區域標識修改人姓名及修改時間等信息,保證文件修改的嚴肅性和責任性。

處理信息的記錄

每個流轉公文都帶有“意見匯總”和“流轉歷史”兩個域,“意見匯總”自動記錄了每個辦理人填寫的意見,“流轉歷史”自動記錄了公文流轉處理的過程信息。

文件編號

系統提供了定義“文種流水號”的功能,可以根據本單位收文和發文的分類定義文種流水號,文種流水號記錄該類文件的編號信息和當前序號,收發文表單中可以直接調取當前文種流水號,當前流水號被使用后序號會自動加1。

文件套打

公文處理結束后,可進行公文內容的套紅打印。用戶的打印權限可進行設置,無打印權限的用戶無法進行文件套紅打印。用戶需套紅打印的格式可根據用戶需求完全進行自定義,以制作MS Word文檔模板作為打印格式,將各類公文的指定內容按指定格式打印,形成具有固定格式要求的紙質文件。

自動催辦

公文可以設置辦理時限,對超時辦理的公文可以進行自動催辦。

辦文督查

每個處理流程可以設置流程管理者,流程管理者可以實時監控本流程中的所有流轉公文的辦理情況,并可以進行催辦、特送、刪除等操作。

委托辦理

可將相關工作委托給其他人辦理,可設置委托時限,時限到后自動收回委托辦理權限。

2、文件管理

可以根據需要設置文件庫

用戶單位可以根據實際需要設置文件庫,文件庫可用于保存流轉結束的文件,也可用于存儲各種日常文件。在文件庫中可以設置文件夾,文件夾可以多級設置,文件存放在未級文件夾中。

文件庫中提供多重訪問權限控制

文件夾權限有:管理者、編輯者、作者、讀者4類,文件夾權限向下遞延到下級文件夾。

文件的訪問受文件夾權限控制,管理者還可進行文件級訪問權限設定。

用戶單位可以根據實際需要設置有效的文件訪問權限,確保單位中的文件按權限進行管理和訪問。

文件格式自定義

文件格式可以自定義,文件中可存儲文本、office文檔、掃描件以及聲音圖像等任意類型的附件。

3、信息發布

電子公告

可發布各種公共信息如公告、通知或啟事等。每個部門也可以建立自己的公告系統。

在線新聞

在線新聞用于單位內外部新聞的發布,發布人由系統管理員設置,近期新聞同時在主界面的左下角滾動顯示。

電子論壇

為用戶提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間,根據需要可以發起并創建某方面的議題,其他人可在此進行自由的談論和發言,包括進行咨詢、解答和收集意見等。

4、內部通訊

電子郵件

郵件系統為每一個辦公用戶提供了一個標準郵箱,可用于收發內部郵件,也可用于收發外部郵件。

在線短信

可以即時感知用戶是否在線,可使用在線短信功能進行實時交流和留言。 

手機短信

可發送手機短信,當重要工作到達時以短信形式將通知發送到非在線用戶手機中,確保重要事件的及時通知。

5、檔案管理

實現文檔管理的一體化

檔案管理系統對單位中的各類文件進行統一管理。文件流轉處理完畢歸檔到相應的文件庫中,文件庫中的文件還將定期歸檔到檔案管理系統中。歸檔到檔案管理系統中的文件由檔案管理員進行整理和管理,使用人員可以查詢檔案目錄和提交借閱申請單,借閱申請單經過檔案管理員確認后,借閱者就可以在辦公系統中直接閱覽所借的電子檔案。

符合國家檔案管理規范

檔案管理系統嚴格遵循國家檔案局頒布的檔案工作標準,支持文書檔案歸檔新規則。實現對電子檔案和實物檔案的全面管理,功能涵蓋檔案業務處理的全過程,包括檔案收集、整理、編目、組卷、立卷、保管、銷毀、統計、保存價值鑒定、檢索、編研、開發利用等工作。系統支持手工組卷,輔助組卷、自動組卷,并可實現案卷文件調整、排序、分卷、合卷等功能, 對已有的案卷號、件號等各種檔案管理序號可以自主修改和重新排序,對重號、錯號自動校驗,系統還可以打印出檔案管理所需的各種目錄。

6、輔助辦公

會議管理

提供會議室安排、會議計劃和會議紀要管理等功能。

日程安排

提供個人日程、共享日程和日程提醒等功能,使用戶能夠更有效地安排自己的工作時間。

活動安排

提供領導活動計劃擬定與審批、日程安排的查詢等功能。

物品管理

提供辦公用品信息登記與分類維護、物品庫存和可領用信息查詢、物品領用申請與審批、物品發放與報損等功能。

車輛管理

提供車輛資料登記、車輛狀態網上實時查詢、用車申請、用車審批、車輛與司機調度等功能。

信息采編

提供信息收集與整理、信息刊物編輯、發布與查閱功能。

7、系統定制

組織機構

設置本單位的組織機構,包括部門設置、崗位設置和人員設置,以及各部門、各崗位職能的描述。組織機構是系統進行工作管理和權限分配的基礎。

表單定制

系統內置了一些常用的表單格式,系統管理員還可以根據單位業務需求自定義表單。表單定制功能強大,能夠支持實際業務中各種表單格式的定義。

流程定制

系統管理員無需編程便能快捷地定義出符合本單位業務需要的各項工作流程,自定義項目豐富,可以很好地滿足組織中各種工作處理的需要。流程定制包括:流程定義、環節定義和流向定義三個步驟:

[流程定義]   對每個流程的名稱、類別、管理者、歸檔方式和歸檔數據庫,以及可以應用該流程創建新工作的人員等基本屬性進行定義。

[環節定義]   對流程中各個辦理環節的名稱、辦理人員和辦理權限等進行定義。辦理人員:可選擇具體的崗位或人員,也可設定成由上一環節指定或由文檔中的某個域指定,并提供“只需其中一個辦理人辦理”或“需全部辦理人共同辦理”等輔助選項;辦理權限有:允許編輯文檔、允許填寫意見、允許查看意見匯總、允許跟蹤后續辦理過程、允許退回、允許分發文檔、允許打印文檔等,并可用控制變量控制各個環節能夠看到或編輯的文檔域;還可設定:新工作到達時在線短信提示和不在線時手機短信通知。

[流向定義]   對流程中各個環節的流向進行定義,可定義直流、分支、條件分支、協辦、循環和進入新流程等功能,滿足各種類型流程處理的需要。

[自由流程]:      系統還提供了一種自由流程應用模式,在現實中有些工作無法用規范化的流程運轉,這時可將這類工作定義成自由流程,無須定義流向,這樣工作就可以在各個環節之間自由流轉,完全由辦理人根據具體情況來決定下一步流向。

字典庫

對常用的數據字典、辦公用語、流水號和打印模板等進行定義和維護。   

8、系統維護

系統維護中提供了安裝系統、升級系統和刷新權限的工具,還可以在此查看流轉日志。

9、配套產品(可選)

用戶身份鎖

對“用戶名+口令”系統登錄方式的一種補充,提供辦公系統登錄時進行二次身份認證的安全保障措施,確保重要用戶身份安全。

電子簽章

電子簽章由簽章功能組件、印章管理模塊和印章鑰匙盤組成,經授權的用戶可以在文檔中加入印章或個人手寫簽名。支持單簽、多簽、會簽等多種簽名方式。

電子簽章使用安全散列算法(SHA-1)、DES加密算法以及PKI框架(Public Key Interface)的電子簽名和電子印章的綁定,可靠性好,安全性高,并且可以擴展支持CA認證。

公文交換系統

公文交換系統實現各個機關單位之間電子公文的自動交換。公文交換系統由交換服務器和公文交換接口組成,公文交換接口與辦公系統無縫連接,發文處理流程處理完的發文可以直接進入接口進行發送,收文處理流程可以直接從接口中引入收文。

附:用戶身份鎖簡介:

用戶身份鎖是專門為智能辦公系統用戶提供的一種用于辦公系統登錄時進行二次認證的安全保障措施,是對“用戶名+口令”登錄方式的一種補充,不但用戶隨時隨地實現安全登錄辦公系統,而且可以確保辦公系統有效鑒別用戶的合法身份。

主要特點

體積小巧,便于隨身攜帶。

安全性高,采用安全的密鑰產生和運行機制。

操作方便,支持熱插拔,使用時插在計算機USB接口上,不使用時隨身保管。

成本低廉,適合在單位內推廣應用。 

功能介紹

用戶身份鎖(硬件)

由單位統一向智能辦公系統用戶發放身份鎖,每個身份鎖擁有唯一的硬件ID號。

安全機制

每個用戶身份鎖均生成有公鑰和私鑰信息,公鑰信息加密傳輸到OA服務器保存。而私鑰信息將加密存儲在用戶的身份鎖中,具有不可逆,不可改等特性,可防黑客跟蹤和病毒感染,安全可靠。

身份認證

用戶登錄時,辦公系統將服務器上的公鑰信息與存儲在用戶身份鎖中的私鑰信息進行比對驗證,在這個過程中,私鑰信息將不會離開用戶身份鎖,不會進入計算機及網絡環境中,而是直接在內置智能卡上運行功能強大的加密/解密運算,同時,服務器與用戶身份鎖間信息通訊也采用了加密技術,防止傳輸過程中可能出現的偵聽/截獲情況。

辦公系統對無身份鎖非法用戶的各種登錄嘗試操作將自動記錄在案,實現有跡可查。合法用戶登錄時將立即收到警示信息。

附:電子簽章系統簡介:

電子簽章系統是智能辦公系統的一個配套產品,由簽章功能組件、印章管理模塊和印章鑰匙盤組成,經授權的辦公系統用戶才能夠在文檔中加入印章或個人手寫簽名。支持單簽、多簽、會簽等多種簽名方式。

主要特點

基于Web方式操作,可在文檔上簽章、WORDEXCEL簽章。

使用安全散列算法(SHA-1)、DES加密算法以及PKI框架(Public Key Interface)的電子簽名和電子印章的綁定,可靠性好,安全性高。

擴展性好,支持CA認證和數字簽名。

功能組成

簽章功能組件

可廣泛應用于辦公系統中的各種文檔(包括文檔的WORDEXCEL正文),實現手寫簽名、電子印章、痕跡保留、意見批示等功能。

印章加入功能:提供從印章管理模塊和印章鑰匙盤兩種印章加入方式,經授權的用戶才可以在文檔中加蓋印章,使用印章時需要輸入密碼進行驗證。

手寫簽名功能:經授權的用戶能在文檔中進行簽名或批示,支持各種手寫筆的錄入或簽名方式,可設定文字的大小、字體、顏色等屬性。

簽章驗證功能:將自動記錄包括用戶名、時間、本地IP地址和唯一加密號等日志信息。

簽章鎖定功能:每個用戶的簽章操作保存后將及時鎖定,防篡改、防抵賴、防截屏。

權限設置功能:可在辦公系統的流程中設置允許簽名的用戶列表。

印章管理模塊

統一管理單位內的電子印章,提供印章使用的用戶設置、密碼設置等功能。

印章鑰匙盤

是一種集智能卡和讀寫器于一體的USB加密鑰匙,用于存放單位或個人簽名信息或印章信息。

單位內每個持有印章的用戶均分配有一個印章鑰匙盤,只能在辦公系統的文檔上進行簽章時使用,可隨身攜帶,具有防讀取防拷貝等特性。

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